Exceso o escasez de existencias, roturas de stock, una baja productividad... Estas situaciones pueden ser las consecuencias de una mala gestión de almacenes, y quien trabaja en el área logística conoce la importancia de una buena gestión para una mayor optimización del trabajo de la empresa.

La finalidad de una gestión eficiente de almacén es proporcionar un mejor servicio a un coste mínimo. De este modo, una gestión rigurosa es una apuesta segura para alcanzar la rentabilidad de tu negocio.

A continuación vamos explicar con más detalle 5 conceptos básicos de la gestión de almacenes que te ayudarán a ser más productivo, flexible en las operaciones y sobre todo más organizado.

¿Qué es la gestión de almacenes?

El almacén es un espacio estructurado y planificado para proteger y guardar las existencias de una empresa. Su gestión es el proceso de la función logística, que garantiza el control y la protección del inventario existente.

Con una buena gestión ayudarás a prevenir la rotura o el exceso del inventario, lo que también evitará costes adicionales o pérdida de ventas que podrán poner en peligro la salud de tu negocio.

¿Cómo mejorar la gestión del almacén?

Una gestión eficaz del almacén depende de varios factores que a menudo son fáciles de controlar. Esto incluye algunos conceptos básicos a tener en cuenta: 

Sistema de almacenamiento

Es importante adoptar métodos de trabajo que ayuden a agilizar los procesos, y elegir un sistema de almacenamiento eficiente influye directamente en la rentabilidad del negocio.

Aquí todo depende de las características que tengan los productos en stock. Factores como la cantidad de productos y el espacio de almacenamiento disponible son importantes a la hora de elegir un sistema adecuado.

Las cajas, por ejemplo, son un buen sistema para almacenar materiales de pequeño tamaño, y los estantes son adecuados para materiales de varios tamaños. Este es el método de almacenamiento más simple y económico.

Siguiendo esta premisa, a la hora de elegir un sistema de almacenamiento en estanterías, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El volumen de mercancías que pueden contener;
• El peso máximo que soportan;
• La accesibilidad al producto almacenado;
• Características como la forma o el tamaño.

Recepción

La recepción es el proceso desde el momento en que un producto llega al almacén para ser clasificado y almacenado en las instalaciones de la empresa, hasta que se entrega al cliente.

Este es un concepto básico pero fundamental en la gestión de almacenes. En la recepción debe verificarse que el material recibido fue solicitado y, sobre todo, si está en buenas condiciones. Si el proceso está bien planificado, se consiguen reducir los errores al mínimo, facilitando también la gestión del inventario y del almacén.

Inventario

El objetivo de la gestión de inventario es garantizar la disponibilidad de productos o materias primas para satisfacer las necesidades de los clientes. Cualquier error, por pequeño que sea, puede aumentar los costes y provocar pérdidas de recursos y de clientes.

Hay dos sistemas principales en la gestión de inventario: el sistema de inventario permanente y el sistema de inventario periódico.

El inventario permanente es de obligado cumplimento para las empresas con alto volumen de ventas o múltiples puntos de venta. Por otro lado, el inventario periódico solo es adecuado para empresas con un bajo volumen de ventas, ya que en estos casos es más fácil controlar el inventario manualmente.

Costes de almacenamiento

En la práctica, todos los materiales almacenados generan un coste para la empresa. Este coste depende de cuánto tiempo el material permanece en el almacén

El coste de almacenamiento depende de diferentes variables: salarios del departamento de logística, seguros, equipos de transporte, alquiler de almacenes, etc.

La gestión del almacén implica una distribución correcta del inventario, optimizando de la mejor manera el espacio disponible. De esta forma, no solo evitas la pérdida de productos, sino también gastos relacionados con su conservación.

Clasificación y codificación

Clasificar los materiales por categorías, identificarlos y separarlos por tamaño, peso, forma o color, puede ser una de las tareas más efectivas de la gestión de almacenes.

La clasificación del inventario sirve para asignar a los materiales un espacio en el almacén y un código específico para facilitar la identificación. Esta codificación influye en algunos aspectos importantes para la empresa:

• Atención al cliente: El almacén debe poder responder a las solicitudes de los clientes rápidamente, ya que esto repercute directamente en el volumen de ventas y la rentabilidad del negocio.
  
  
• Flujo de caja: Al lograr un equilibrio entre ventas y gastos, consigues evitar el déficit de liquidez y controlar el flujo de caja.

La clasificación del inventario también es importante, pues los productos no tienen ni el mismo valor ni la misma frecuencia de venta.

Para administrar estos productos existe el análisis ABC, que clasifica el inventario en tres categorías:

A: representa productos con alto valor y pocas ventas;

B: representa productos con valor y ventas moderadas;

C: representa productos con escaso valor y alta frecuencia de ventas.

Si trabajas con productos perecederos, el método más apropiado es FIFO (First In First Out). Esto significa que los primeros productos en entrar son los primeros en salir.

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