Existen muchas situaciones en las que es necesario compartir información confidencial con otras partes, ya sean socios, inversores, empleados o colaboradores. Y la única forma de hacerlo de manera segura es garantizar que ambas partes estén obligadas a no compartir dicha información con terceros. Para esto, existe el acuerdo de confidencialidad, conocido como NDA, "Acuerdo de no divulgación" (en inglés “Non-Disclosure Agreement”).

¿Qué es un NDA?

Los NDA son contratos o acuerdos de confidencialidad que suelen crearse para proteger proyectos, productos, procesos, servicios y transacciones. Pero también clientes o información confidencial, como contraseñas o datos de empleados. Si cualquiera de las partes revela la información confidencial, deberá afrontar las consecuencias legales establecidas en el acuerdo.

¿Quién puede crear un acuerdo de confidencialidad?

Cualquier persona o entidad puede realizar un NDA. Por ejemplo, si tienes un nuevo producto que necesitas proteger y no quieres arriesgarte a que sea divulgada información importante, la solución es firmar un NDA. Este acuerdo de confidencialidad puede firmarse entre empresas, entre una empresa y sus empleados o sus proveedores, entre socios fundadores, etc.

Pero estos acuerdos no son solo para proteger productos o servicios, también se utilizan para proteger la información y los datos del cliente. Digamos que un NDA funciona como una garantía de protección. Si el acuerdo no se cumple por una de las partes, esta puede perder su trabajo o, en situaciones más graves, puede dar lugar a procedimientos legales.

¿Cuándo te interesa crear un NDA?

Hay varias situaciones que justifican la creación de un acuerdo de confidencialidad, pero la principal es la necesidad de proteger los datos sobre un negocio o una idea, para que no se use sin el consentimiento de la empresa. Estas son algunas de las situaciones más comunes en las conviene utilizar un NDA: 

• Al presentar una idea de negocio o producto innovador a un posible inversor o socio;
• Al compartir información financiera o estrategias con empleados o socios;
• Al mostrar un producto nuevo a posibles compradores o inversores;
• Al poner a disposición de los empleados información confidencial;

¿Qué debe quedar reflejado en un acuerdo de confidencialidad?

Hay varios factores que deben considerarse cuando se redacta un NDA. Dado que este tipo de acuerdos se basa en la protección de información importante, aquí hay algunos aspectos que se deben tener en cuenta:

• La información que la empresa quiere proteger;
• La identificación de las partes afectadas por el acuerdo;
• La duración del acuerdo. Un NDA puede ser válido hasta que finalice el contrato del empleado o, en algunos casos, puede durar varios años, dependiendo del producto o servicio que la empresa quiera proteger;
• La penalización por incumplimiento del acuerdo. Esta penalización nunca puede ir en contra de lo estipulado por la ley.

Lo más recomendable es consultar con un profesional para que te ayude a comprender mejor cómo se debe crear este tipo de acuerdos y cómo puedes adaptarlo a tu empresa en particular.

¿En qué situaciones debe ser utilizado?

Los acuerdos de confidencialidad deben ser personalizados, por lo que la empresa debe incluir cualquier información que considere importante. A continuación te mostramos algunos ejemplos de NDA:

Para empleados

Los empleados de la empresa tienen acceso a información importante y a menudo confidencial, como estrategias de la empresa, KPIs, software, prototipos, nuevos servicios y productos, etc. Por este motivo, es importante que tengas en cuenta a tus empleados en este tipo de acuerdos.

Para inversores

Los inversores inevitablemente deben tener información privilegiada sobre la empresa. En estos casos, un NDA es una opción interesante. Puede ayudarte a proteger esta información y evitar la posible divulgación de datos confidenciales.

Para socios

Para trabajar sin preocupaciones con otras empresas, lo ideal es contar con un acuerdo de confidencialidad. Este tipo de asociaciones también implica compartir información importante y es la mejor forma de protegerla ante posibles riesgos de divulgación.

Cuando la información que la empresa desea proteger es de conocimiento público, este tipo de acuerdos deja de tener sentido. Tampoco es aconsejable crear un NDA cuando se trata de información o proyectos de menor importancia. En estos casos, puede ser más apropiado usar solo una cláusula en el contrato de trabajo o de colaboración.

Acuerdos de confidencialidad: mutuos o no mutuos

Hay dos tipos de NDA: mutuos y no mutuos. Y cada uno tiene funciones específicas y características diferentes.

El acuerdo de confidencialidad no mutuo se utiliza cuando solo una de las partes tiene información que desea proteger. Por ejemplo, cuando una empresa contrata a un empleado o proveedor, es conveniente crear un NDA no mutuo. En este caso, la segunda parte se compromete a mantener la confidencialidad de la información.

Un acuerdo de confidencialidad mutuo ocurre cuando todas las partes tienen información que desean proteger. Este tipo de acuerdos generalmente se usa cuando dos o más empresas están colaborando entre sí.

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