La gestión de cobros es una de las tareas más importantes de cualquier empresa, ya sea una startup que está comenzando o una empresa ya posicionada en el mercado. Sin embargo, se trata de un proceso incómodo y que puede llegar a perjudicar seriamente a la tesorería de la empresa.

El retraso o impago de una factura puede ser un auténtico desafío, ya que la empresa debe intentar resolver la situación de la manera más amigable posible y, al mismo tiempo, asegurarse de que el cliente paga. Teniendo en cuenta la importancia que esto tiene en la salud financiera de la empresa, la gestión de cobros se convierte en un factor clave para cualquier negocio.

Desafortunadamente, no hay una solución universal. Pero sí existen algunas estrategias para que la gestión de cobros sea más fácil y efectiva, y consigas reducir los retrasos, olvidos o errores de tus clientes.

4 pasos para un proceso de cobros más eficaz

1. Avisa a tu cliente antes del plazo de vencimiento

"Es mejor prevenir que curar" y es desde esta perspectiva que debes abordar la situación. Por eso lo más recomendable es que te pongas en contacto con el cliente antes de la fecha de vencimiento de la factura, preferiblemente unos días antes, y recuérdale que la fecha límite se está acercando. De este modo, sabrás, por el contenido de la respuesta, si tu cliente planea o no pagar a tiempo. Esto es lo que se conoce como "cobro preventivo".

Ten en cuenta que no tiene sentido aplicar esta estrategia a todos los clientes. Todo depende de la dimensión de la empresa, del valor de la factura y de los propios clientes y su historial de pagos. Por ejemplo, para clientes con un buen historial, no es necesario llevar a cabo este procedimiento. Sin embargo, para aquellos clientes más problemáticos, o para facturas más grandes y con un mayor impacto en la facturación, este paso puede ser vital para evitar atrasos o despistes que podrían afectar a tu flujo de caja.

Si has decidido enviar un email, cuidado con la forma y el contenido del mensaje. Una mala comunicación puede transmitir cierta desconfianza o hacer que tu cliente malinterprete la situación. Utiliza siempre un tono amigable y aprovecha este recordatorio para reforzar tu relación y saber si tu cliente necesita algo más.

Otra opción para evitar malas interpretaciones es recurrir a las llamadas telefónicas. De esta forma, también ayudarás a afianzar la relación con el cliente.

2. Crea un ranking de cobro para definir tus prioridades

Otro paso importante para optimizar la gestión de cobros es crear una jerarquía de los mismos. La eficiencia de este proceso suele verse bastante afectada por la falta de organización y planificación, por lo que es importante establecer prioridades.

Crea un ranking de cobro que incluya a todos los clientes, desde aquellos que pagan a tiempo hasta los más problemáticos. Esto te permitirá saber a cuáles deberás dedicar más tiempo y esfuerzo para poder cobrar la factura lo antes posible. Además, de esta manera, tendrás una capacidad de respuesta mucho más rápida y podrás prevenir situaciones más complicadas.

3. Automatiza tus procesos de cobro

Automatizar tus procesos de cobro te permitirá ahorrar tiempo y recursos, y ser mucho más eficiente. Un buen ejemplo de ello es la configuración de avisos automáticos para enviar al cliente antes y después de la fecha límite de pago.

Otra solución para hacer que tus cobros sean más eficientes son los pagos online. Al ofrecer a tus clientes otras alternativas, les facilitarás el proceso de pago y ahorrarás tiempo en los procesos de cobro.

Además, con el uso de un software de gestión también podrás recibir insights sobre el periodo medio de cobro. Así, podrás conocer el estado de tu tesorería, detectar dificultades y priorizar clientes.

4. Ofrece diversas condiciones de pago

Teniendo en cuenta que cada cliente es un mundo, es importante ofrecer diferentes métodos de pago para facilitar el proceso. En ciertos casos, puedes proponer el pago a plazos para ayudar a los clientes con más dificultades a cumplir con sus obligaciones. Otra solución puede ser ofrecer una serie de ventajas a quienes se anticipan a la fecha de vencimiento, como un descuento por pronto pago.

Los pagos online son otra forma de facilitar los pagos de tus clientes y, en consecuencia, hacer que el cobro sea más fácil, rápido y efectivo. Además, de los pagos con tarjeta de crédito o PayPal, también puedes optar por la domiciliación bancaria. Si tu cliente lo autoriza, el proceso de cobro se vuelve prácticamente automático, basta con emitir un archivo SEPA y coordinarte con las entidades bancarias para realizar el cobro sin tener que estar detrás del cliente.

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