La morosidad es uno de los problemas más comunes para PYMEs y autónomos, y es que una factura impagada puede provocar un flujo de caja negativo y faltas de liquidez.

Sabemos que pedir a tus clientes que paguen las facturas pendientes puede ser algo incómodo, a pesar de que estás en todo el derecho de presionar. Además, perseguir a estos clientes significa gastar tiempo, dinero y recursos.

En situaciones normales, la empresa proporciona un producto o servicio a un cliente, las facturas llegan al cliente, este realiza el pago y la empresa lo recibe. Cuando este proceso no sucede así, la situación puede complicarse: una factura impagada puede ser una amenaza para el éxito de tu negocio.

Para evitar estas situaciones, es importante saber qué podemos hacer y cómo podemos abordar al cliente que no ha pagado la factura.

¿Cómo reclamar una factura impagada?

Los pagos atrasados implican que tu empresa pierda dinero y recursos. Sin embargo, existen varios factores que pueden provocar que un cliente no pague a tiempo, como problemas en la contabilidad o que este pierda la factura.

Para proteger tu negocio ante estas situaciones, debes tener en cuenta algunas estrategias para abordar a tu cliente sin dañar la relación.

1. Habla con tu cliente lo antes posible
   
   

Un error muy común es esperar para hablar con el cliente tras el vencimiento de la factura, cuando el pago ya está atrasado. Es importante contactar al cliente lo antes posible, enviando un recordatorio por email para alertar de que el plazo para pagar está próximo a finalizar.

Si lo deseas, puedes ofrecer a tus clientes opciones de pago más flexibles, como cambiar el día de pago u ofrecer la opción del adeudo domiciliado. Eso sí, debes tener en cuenta que estas alternativas pueden ayudar, pero no garantizan el cobro de la factura.

Muchas veces el retraso en el pago puede no ser intencional. En este sentido, es importante considerar otras variables, por lo que el primer paso debe ser preguntar el motivo del retraso. Además de ser una pregunta legítima, es una forma sutil de recordar al cliente que tiene una factura pendiente.

2. Ponte en contacto con el departamento adecuado
   
   

Tu contacto puede no ser la persona responsable por el pago de las facturas. Así que asegúrate de estar manteniendo la comunicación con el departamento correcto, en vez de transmitir el mensaje a varias personas antes de llegar al destinatario principal.

3. Planifica la conversación
   
   

Ante una factura impagada, es fácil pensar que la falta de pago es intencional. Sin embargo, los despistes son bastante habituales. Así que dale a tu cliente el beneficio de la duda.

3 días de retraso

Pasados 3 días tras el vencimiento de la factura, lo más recomendable es enviar un email, preferiblemente con la factura adjunta e indicando que el pago está atrasado. Este primer email recordatorio puede ser suficiente para que el cliente actúe.

7 días de retraso

Si después del primer email aún no has cobrado la factura, es hora de volver a recordarle a tu cliente que tiene una factura pendiente. En este segundo email es importante indicar que el pago aún está pendiente y que debe realizarse dentro de un determinado plazo de tiempo.

21 días de retraso

Si el impago es intencional, es fácil que el cliente ignore los emails, por lo que es recomendable contactarlo por teléfono.

Esta primera llamada puede ser algo incómoda, por lo que debes intentar seguir los siguientes consejos:

• Explica el objetivo de la llamada de forma clara, directa y amigable;
• Pregunta a tu cliente cuál es la razón del impago;
• Escucha con atención y responde educadamente. Mantener una conversación civilizada es esencial para preservar la relación con el cliente.

30 días de retraso

Si el pago no se ha realizado dentro de los 30 días posteriores al vencimiento de la factura, antes de iniciar un proceso judicial, es recomendable enviar una carta a tu cliente.

4. Ofrece otras opciones de pago
   
   

Si tu cliente es de confianza, una solución es ofrecerle un plazo más amplio para realizar el pago. Por otro lado, si estos retrasos se repiten, el cliente estará consumiendo tiempo y dinero a tu empresa. En estos casos, es fundamental que el pago se realice de inmediato para evitar acciones legales.

Sugiere la automatización de los pagos

Para asegurarte de que tus facturas se pagan a tiempo, puedes optar por automatizar el proceso. De esta forma, los clientes podrán realizar los pagos, de manera fácil y rápida, a través de un ordenador, tablet o smartphone.

Al simplificar la forma como tus clientes pagan las facturas, te estarás asegurando de que los pagos se realizan a tiempo. Cuanto más simple sea el proceso, menos tiempo y esfuerzo dedicarán los clientes al pago.

5. Inicia un procedimiento judicial
   
   

En esta fase, la relación con tu cliente ya es irrecuperable. Infórmale de que vas a emitir una demanda legal y presentarás una denuncia por impago. Un abogado te ayudará a negociar con tu cliente durante todo este proceso.

Cómo la tecnología puede ayudarte a llevar los cobros al día

Las facturas impagadas son un problema muy común en todo tipo de negocios. Pero cada día surgen nuevos métodos de pago que pueden ayudarte a evitar estas situaciones. Los pagos online, por ejemplo, permiten a los clientes pagar a través de dispositivos móviles.

Actualmente, también existen software de facturación cloud que permiten acceder a todos los datos en cualquier lugar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Con esta opción, el proceso de facturación se vuelve mucho más simple.

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