Desde los mainframes de los años 60 (aquellos ordenadores que ocupaban prácticamente una habitación) hasta la nube del siglo XXI, los software de gestión han seguido evolucionando. Y en el camino han ido ganando velocidad, adquiriendo nuevas funciones y volviéndose mucho más fáciles de usar.

Con la creciente introducción de tecnologías como la inteligencia artificial, el Machine Learning y el procesamiento del lenguaje natural, la nueva generación de software de gestión promete ser aún más inteligente. Estos sistemas están pasando de ser simples procesadores de información a convertirse en verdaderos asistentes de negocios, con la capacidad de analizar información y ofrecer insights poderosos que sirven de soporte para la toma de decisiones.

Estas son algunas de las cosas que podemos esperar de los software de gestión inteligente en un futuro muy próximo.

El final de la entrada manual de datos

Los documentos en papel se evaporan, y todo indica que la entrada manual de datos seguirá sus pasos. A medida que la automatización, el Machine Learning y la Inteligencia Artificial se integren en los sistemas, la necesidad de intervención humana será prácticamente nula.

Antes la automatización de cualquier proceso requería un programador humano, muchas líneas de código y litros de café. Pero con la introducción de tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA), las cosas están cambiando rápidamente.

En vez de mapear un proceso paso a paso, las herramientas RPA, o bots, funcionan como una especie “mirones”. Observan discretamente las acciones del usuario (desde los clics hasta la introducción de datos), comprenden las reglas del proceso y luego imitan exactamente lo que los humanos han hecho. Las tareas monótonas y repetitivas son candidatos ideales para la automatización a través de esta tecnología.

El procesamiento de facturas, un caso práctico

Las facturas de proveedores vienen en diferentes formatos: papel, documentos Word o PDFs adjuntos en un email. Hasta ahora era necesario transferirlos manualmente al sistema de facturación y luego verificar que no hubiera discrepancias.

Gracias a las herramientas RPA, los bots del software de gestión inteligente pueden detectar si hay nuevas facturas, extraer datos relevantes de cada documento, registrar la información en el sistema y notificar a los proveedores por email. Todo de forma automática.

Los datos de las facturas pueden extraerse mediante el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), que permite la conversión de texto a datos electrónicos. Jasmin es un software de gestión inteligente que ya utiliza esta tecnología, y permite sacar fotografías a las facturas de los gastos para un registro automático.

La automatización en su máxima expresión

La automatización de procesos resulta muy útil, no solo porque reduce el tiempo dedicado al registro de datos, sino porque también minimiza el número de errores a los que están sometidos estos procesos. Y cuando añadimos tecnologías cognitivas, como el Machine Learning, a la mezcla, las cosas se ponen realmente interesantes.

Un ejemplo es la integración del email con el software de gestión, recurriendo a la inteligencia artificial y al procesamiento de lenguaje natural (PLN). Para aquellos menos familiarizados con el término, PLN es el uso de algoritmos capaces de analizar y comprender el lenguaje humano.

En el futuro, gracias a este mix de tecnología, los software de gestión inteligente podrán escanear el buzón de entrada de un usuario para recopilar varias solicitudes de clientes o proveedores, analizar los detalles de cada mensaje y comprender qué medidas tomar a continuación. Además, el sistema también podrá recurrir al análisis de sentimientos (que determina el tono de un texto o discurso) para decidir si ese pedido debe tener prioridad sobre los demás.

Análisis e insights cada vez más poderosos

Todas las empresas (independientemente de su tamaño) generan datos. Muchos datos. Datos sobre ventas, gastos, clientes, inventario, entre otros. Y, en algún lugar, en medio de este montón de números, tienes las respuestas que pueden ayudarte a desarrollar y hacer crecer tu negocio.

El problema es que la mayoría de nosotros no sabemos qué buscar o qué hacer con la información encontrada. Esta es otra de las áreas donde un software de gestión inteligente puede tener gran utilidad, ya que puede proporcionarnos herramientas de análisis más potentes y que permiten decisiones más rápidas e inteligentes.

Profundizar en el análisis de datos internos

La mayor parte del software actual ya permite algún tipo de análisis, como la comparación de resultados mes a mes o año a año. Pero recurriendo a la inteligencia artificial y a técnicas analíticas avanzadas, será posible determinar, por ejemplo, cuál ha sido la rentabilidad de un determinado cliente en los últimos cinco años o qué clientes representan la mayor cantidad de ingresos.

Utilizando modelos de análisis predictivos, el sistema será capaz de "observar" el historial de ventas y detectar clientes en riesgo de abandonar la empresa, predecir resultados o incluso anticipar la demanda. En función de estos datos, el software enviará alertas sobre los clientes en los que la empresa debe seguir apostando, o sobre las necesidades de inventario en relación al pronóstico de ventas.

Da el salto al "big data"

Además de analizar los datos financieros de la empresa, los software de gestión pueden integrar herramientas analíticas que permiten el cruce de datos provenientes de diferentes fuentes. Esto permite analizar previsiones meteorológicas, evaluaciones de productos o servicios, datos demográficos, entre otros, y correlacionarlos con los datos financieros de tu negocio para obtener información aún más valiosa.

Veamos un ejemplo clásico: la venta de helados.

La demanda de helado puede aumentar hasta un 50% en los días calurosos, mientras que en los días grises y lluviosos se puede reducir en un 20%. Si hay una ola de calor en mayo, es probable que la empresa no esté bien abastecida, porque la temporada de verano solo empieza en junio.

Sin embargo, recurriendo a previsiones meteorológicas y analizando datos de ventas de los últimos años, el software de gestión puede estimar cuál será la demanda durante la próxima ola de calor en primavera y, en consecuencia, recomendar un aumento en el stock de helados. ¿El resultado? Más ventas y niveles de inventario equilibrados.

Jasmin: tu software de gestión inteligente

Para simplificar cada vez más la gestión de tu negocio, estamos siempre ampliando los límites de la tecnología actual con el objetivo de obtener soluciones de gestión innovadoras. Jasmin es el mejor ejemplo.

Mediante la automatización de procesos, este software de gestión inteligente libera a emprendedores, startups y PYMEs de tareas administrativas pesadas y repetitivas, y les permite centrarse en lo realmente importante. Utilizando mecanismos de inteligencia artificial y Machine Learning, Jasmin organiza e interpreta los datos que circulan en el sistema, ofrece información sobre el rendimiento actual y predice la evolución futura. Y lo mejor es que puedes acceder a toda esta información desde tu panel de control, siempre actualizado, simple e intuitivo.

Además, es 100% cloud y te permite agilizar la facturación, gestionar las compras y el inventario, controlar las cuentas corrientes y la tesorería, responder a tus obligaciones fiscales y seguir la evolución de tu negocio. En cualquier momento y desde cualquier lugar.

¿A qué esperas para sacarle partido a la nueva generación de software de gestión inteligente? Con Jasmin, el futuro es ahora. ¡Prueba gratis Jasmin Express!