El control de inventario es un elemento clave para el desarrollo de cualquier empresa. Y es que una buena gestión nos permite identificar y contabilizar los productos almacenados, los pedidos y las compras a proveedores y, al mismo tiempo, minimizar costes.

Existen dos sistemas principales de control: el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente o perpetuo. A continuación, te contamos cuáles son las diferencias entre ambos sistemas y las ventajas que ofrece cada uno.

¿Cuáles son las diferencias entre inventario periódico e inventario permanente?

Los sistemas de inventario periódico y permanente sirven para controlar la cantidad de existencias disponible. El inventario permanente es el sistema más completo, ya que los movimientos de stock son registrados continuamente.

En cambio, en el sistema de inventario periódico este control debe hacerse de manera manual y suele realizarse en intervalos de tiempo regulares (semanal, mensual, anual, etc.).

Veamos sus diferencias:

Inventario periódico

Es el sistema más usado entre las microempresas y consiste en el recuento físico de las existencias. Depende de procesos manuales o de sistemas informáticos más simples.

Este método no permite a las empresas acceder de manera inmediata al valor en inventario, ya que esta información depende de la periodicidad de los recuentos. Si son mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.

Esto implica que los valores de recuento no estarán siempre actualizados y no serán precisos. Además, hay que tener en cuenta que el recuento físico de miles de productos es complicado y puede llevarnos mucho tiempo, por lo que las empresas realizan este recuento una vez al año.

Inventario permanente

El sistema de inventario permanente consiste en el registro constante de todos los movimientos de stock. Desde las entradas y salidas hasta los movimientos internos. De este modo, podemos saber de manera inmediata el lucro bruto de la empresa.

El recuento físico de los activos debe ser realizado como mínimo una vez al año, para que la información vaya en consonancia con los registros contables.

Además, en este sistema es necesario adoptar un método que permita incluir los costes de mercadorías, entradas y salidas, facturación, compras y ventas.

A continuación, vamos a ver de manera resumida cuáles son las principales diferencias entre ambos sistemas:

• Recuentos: El inventario permanente ofrece actualizaciones continuas a medida que se van realizando los movimientos. En cambio, con un inventario periódico, solo hay actualizaciones en los registros tras el recuento físico de existencias, que suele realizarse solo una vez al año.
  
  
• Sistemas informáticos: El inventario permanente permite mantener la información siempre actualizada. Con cada entrada y salida se registra el recuento de las cantidades disponibles. Por otro lado, la simplicidad del inventario periódico permite el registro manual de pequeñas cantidades de stock.

¿Cuándo se recomienda cada uno?

Como ya hemos dicho, el sistema de inventario periódico debe ser usado cuando el volumen de ventas o de stock es bajo, ya que resulta muy sencillo llevar el control manual de las existencias. Sin embargo, con este sistema no dispondremos de información actualizada durante los periodos en los que no se realice el recuento, lo que puede afectar al desarrollo de la actividad.

Los negocios con un alto número de ventas o varios puntos de venta, y que cuentan con un gran volumen de stock, deben optar siempre por el inventario permanente.

¿Qué ventajas ofrece el control de inventario?

Ventajas del inventario periódico

• Fácil de implementar. Una de las principales ventajas de este sistema es que es muy fácil de implementar. El recuento manual del inventario puede llevarse a cabo en cualquier momento y, a pesar de realizarse una vez al año, la empresa puede definir cuál es la periodicidad del recuento.
  
  
• Bajo coste. Gracias a la simplicidad de este sistema, no es necesario invertir en soluciones de software demasiado avanzadas. La única inversión es el tiempo que requiere el recuento manual.
  
  
• Poca experiencia requerida. Al no requerir el uso de tecnología compleja, este sistema no obliga a tener una gran experiencia en el uso de sistemas informáticos avanzados.

Ventajas del inventario permanente

• Identificación de errores. Debido al uso de tecnología más avanzada, este sistema permite identificar errores fácilmente.
  
  
• Optimización del proceso de compra. Al contar con una visión continua de las existencias, evitarás pedidos de materiales innecesarios y la escasez de existencias.
  
  
• Mejor gestión de tiempo. Automatizar todos estos procesos te permitirá ahorrar tiempo. Tiempo que podrás invertir cosas más importantes para garantizar éxito de tu empresa.
  
  
• Información en tiempo real. El inventario permanente permite saber en cualquier momento la cantidad exacta de existencias, y además te ofrece una visión mucho más clara y amplia de la salud de tu negocio.
  
  

¿Cuál es la mejor opción para tu empresa?

A la hora de elegir entre un inventario periódico o permanente, debes tener en cuenta que el sistema periódico resulta bastante útil para las startups o pequeñas empresas, que venden pocos productos o no disponen de mucho presupuesto.

En cambio, el sistema permanente es ideal para el resto de empresas, ya que facilita la optimización de todos los procesos comerciales.

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